Gestión de costos dentro de tus proyectos en Jira

La gestión de proyectos con Jira permite llevar el seguimiento de las tareas de nuestro equipo. Sabemos que Jira cuenta con muchas funcionalidades “out-of-the-box”, las cuales son muy útiles para llevar el manejo de nuestros proyectos, sin embargo en ocasiones requerimos de un extra que nos ayude aún más al gestionar nuestras tareas, para esto la ayuda de los plugins del marketplace de Atlassian es fundamental, logrando que podamos extender las funcionalidades nativas de la herramienta, mejorando nuestra experiencia con la misma.

Algunas preguntas comunes entre usuarios de Jira suelen ser:

  • ¿Cómo puedo llevar el presupuesto de los proyectos?
  • ¿Cómo puedo ver en qué se ha invertido?
  • ¿Cómo puedo saber en qué se está invirtiendo?

Para resolver estas dudas, nos enfocaremos en el manejo de costos dentro de los proyectos de Jira. Para esto, utilizamos la integración entre plugins de Tempo y Jira, específicamente hablaremos del plugin Cost Tracker for Tempo Timesheets. Este nos permitirá llevar el seguimiento de los costos de los proyectos dentro de Jira Cloud. Este plugin requiere de su integración con Tempo Timesheets para poder funcionar, de manera que trae todos los registros de tiempo que se hacen con Tempo Timesheets, y los convierte en costos de acuerdo a lo que las personas registraron, además de llevar el seguimiento del presupuesto inicial de nuestro proyecto, costos adicionales y el estatus actual del mismo.

Para ver las funcionalidades de Cost Tracker es necesario entrar al menú de Tempo Timesheets, donde en el menú lateral podemos acceder a la sección de Cost Tracker, donde inicialmente podremos ver un listado de todos los proyectos con manejo de costos a los que tenemos acceso.

En este listado podemos ver un resumen breve de cada proyecto, cuál es su alcance, este se base en un filtro ya pre-configurado de Jira (JQL), el presupuesto del proyecto, el costo actual, así como cuanto porcentaje representa, el presupuesto restante y quien es el dueño del proyecto.

Al ingresar a uno de ellos podremos ver el Overview de nuestro proyecto, viendo a lo largo del tiempo como han ido aumentando los costos, ya sea por horas registrados o costos adicionales, de manera que por fecha en específico podemos ver cuanto costo implico el trabajo del día, y un resumen de cuál fue el presupuesto inicial, el gasto actual de labor, gasto actual de costos adicionales y el presupuesto restante.

En la sección de Scope, podemos ver el alcance de nuestro proyecto, es decir que tareas están contando cómo labor del proyecto, cuantas horas nos ha tomado el proyecto, cuánto es el costo laboral, así como podemos categorizar nuestras tareas para ver el costo por tipo de tarea.

Dentro de la sección de Team podemos ver los usuarios que han registrado tiempo en las tareas del proyecto (los agrega de manera automática), obtenemos un resumen por rol de equipo cuanto tiempo y dinero se ha dedicado al proyecto, así como por usuario individual podemos obtener esta misma información.

Por último, en la sección de Expenses es donde se registran todos los costos adicionales dentro del proyecto, es decir todo aquello que no necesariamente es costo por hora, pero que afecta al presupuesto del proyecto y es necesario mantener ese registro. Se pueden categorizar estos costos y marcar si son costos recurrentes o de una sola vez.

Adicional a esto, existen varias configuraciones, de forma que podemos obtener el costo de nuestro proyecto por mes o por semana, de esta manera nosotros podemos configurar la medida de tiempo que queremos ver en las gráficas. Es posible asignar roles a los miembros que están registrando tiempo dentro de las tareas, así como costos específicos por hora dependiendo de su experiencia, cual es el presupuesto inicial, además de en que moneda se manejan los costos y poder decidir con quien compartir este proyecto.

Con todas estas funcionalidades se pueden llevar no solo el manejo de tiempos por equipo, sino también el costo por proyecto, para poder administrar bien los presupuestos y recursos dentro de los mismos, obteniendo qué tipo de tareas consumen más tiempo y costo, permitiéndonos tomar acciones en base a estos descubrimientos que hacemos con ayuda del plugin.


Si quieres una demostración de la funcionalidad de Cost Tracker for Tempo Timesheets, apoyo con el licenciamiento o configuración de esta app, nosotros podemos ayudarte, solo es necesario ponerte en contacto con nosotros mediante el correo ventas@enevasys.com.