La adaptación es un factor clave necesario para llevar a cabo de manera exitosa la definición e implementación de un proceso y sus procedimientos. Un proceso debe tomar en cuenta la cultura organizacional de la empresa, los tipos y tamaños de los proyectos que maneja, el personal y las herramientas existentes, las tecnologías en las que se desarrollan las soluciones y la naturaleza y forma de trabajo de sus clientes. Un proceso adaptado a la realidad de la organización le permite al personal trabajar de manera eficiente potenciando su desempeño mediante el uso adecuado de las herramientas proporcionando resultados orientados a la satisfacción del cliente y de su propia organización. Para ello es de suma importancia involucrar al personal clave de la empresa -principalmente a los ejecutores del nuevo proceso- durante la definición ya que su retroalimentación y experiencia en el ramo son de mucho valor para contar con un mejor proceso.

Cuando un proceso no es adaptado tomando en cuenta todas estas variables, supone mayores problemas que los beneficios que proporciona debido a que los resultados no siempre están dirigidos a los objetivos de la organización o el negocio de sus clientes y el personal puede re trabajar o dedicar mucho tiempo en actividades que generan poco valor. Un proceso no adaptado puede convertirse en un obstáculo más que en un trampolín para alcanzar las metas de los proyectos y se vuelve difícil de seguir ya que el personal que lo ejecuta lo ve como un impedimento y sólo perciben sus desventajas. En estos casos, es importante mantener un canal de comunicación directo con el personal para conocer las áreas de oportunidad y las posibles mejoras al proceso que les permitan encaminarse rumbo a la mejora continua.

Existen diversas técnicas que sirven para identificar las debilidades y fortalezas de tu organización y dinámicas de colaboración grupal que te permiten definir en conjunto con tu personal procesos que se adapten a lo que realmente necesita tu empresa. La incorporación exitosa de marcos de trabajo, metodologías y buenas prácticas de la industria requiere de un análisis completo para determinar la factibilidad de su implementación pero sobre todo se deben tomar en cuenta los beneficios que podrás obtener al adecuarlos como parte de tus procesos organizacionales.

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Carlos Reyes