Este artículo es una traducción de la entrada del blog de Mindville: «How to Create Best Agile Change Management Process» por Matt Fish.
Cuando se hace correctamente, una gestión de cambios sólida puede garantizar un proceso de transformación digital sin interrupciones para su organización. Establecer un enfoque estructurado y ágil también puede prevenir que tu organización se quede atrás de la curva de inversión en TI.
Salta a las principales conclusiones:
- Define la gestión de cambios
- Piensa la gestión de cambios
- Implementa un proceso en tiempo real
- Desarrolla un sistema flexible y con propósito
- Optimiza el uso de recursos
- Monitorea y refina tus procesos
- Sé la excepción a la regla
Sólo el año pasado, el 46% de las empresas estaban operando con un enfoque puramente ágil o un híbrido en sus operaciones, y más del 85% de los desarrolladores de software utilizan ágil en su trabajo.
Por lo tanto, si combinamos estos dos conceptos, la gestión del cambio ágil significa que tu organización debe tener un enfoque flexible y centrado en la gente para la integración tecnológica, la reducción de riesgos, y la aceptación de las partes interesadas.
Para evitar grandes dificultades en la transformación digital, debe de crear un sistema de gestión de cambios ágil que se alinee con tus metas de negocio a largo plazo. De acuerdo con el Harvard Business Review, esto está lejos de ser una ocurrencia común, ya que el 70% de los proyectos de cambio organizacional terminan en fracaso.
Este proceso no debe involucrar redes de trámites burocráticos basados en aprobación o depender en más formas de pensamiento más tradicional, solo lo retrasarán. La gestión del cambio ágil se trata sobre trabajar eficientemente y seguir una plan simple e iterativo que facilite la ejecución de los entregables, en lugar de actuar como un bloqueador para el logro.
A continuación, te mostramos cómo crear la mejor gestión de cambios ágil para tu negocio:
Establece metas al definir tu proceso de gestión de cambios ágiles para tu negocio
Antes de poder construir un plan de gestión de cambios sólido, primero debe definir que significa el término para tu organización y su futuro.
De acuerdo con el colaborador CIO Bart Perkins, no deben ignorarse los matices en la conversación de gestión del cambio:
“En el moderno TI, la gestión de cambios tiene muchas formas diferentes. Los gerentes de proyecto ven la gestión de cambios como el proceso utilizado para obtener la aprobación de los cambios en el alcance, el cronograma o el presupuesto de un proyecto. Los profesionales de infraestructura consideran que la gestión de cambios es el proceso para aprobar, probar e instalar una nueva pieza de equipo, una instancia en la nube o una versión de una aplicación. ITIL, ISO20000, PMP, Prince2, así como otras metodologías y estándares, prescriben el proceso para obtener la aprobación y realizar cambios en un proyecto o entorno operativo”.
Más adelante en su artículo, Perkins resume su definición de gestión de cambios en una descripción sucinta de lo que es esencialmente el terreno común que los miembros del equipo de TI y no TI comparten durante todo el proceso:
“La gestión de cambios reduce el riesgo de que la empresa rechace un nuevo sistema u otro cambio. Por sí solo, OCM no reduce los costos ni aumenta las ventas. En cambio, aumenta el trabajo en equipo requerido para que la empresa acepte el cambio y opere de manera más eficiente”.
Desde una perspectiva filosófica, la gestión del cambio consiste en llevar a cabo la minimización del riesgo y alentar la aceptación cuando se trata de una adopción generalizada. En este sentido, la gestión del cambio es tanto un proceso centrado en las personas como en las nuevas tecnologías.
Esto es importante cuando considera la intersección del método ágil y la estrategia de gestión de cambios en una empresa De hecho, el Manifiesto Ágil destaca la importancia de valorar “las personas y las interacciones sobre los procesos y las herramientas” y “responder al cambio en lugar de seguir un plan”.
La implementación de ese tipo de sistema de gestión del cambio requiere un compromiso con el pensamiento no tradicional desde todos los rincones de su empresa.
Cree una estrategia sólida pensando más allá de la gestión tradicional del cambio
Planes rígidos con un enfoque limitado, un razonamiento críptico y una comunicación de arriba hacia abajo, un compromiso inquebrantable con los procesos obsoletos – todos estos factores suman una estrategia de gestión del cambio que sufrirá una muerte prematura por mil cortes.
Los 12 principios detrás del Manifiesto Ágil van en gran medida en contra del desglose tradicional de lo que solía conocerse como gestión del cambio. Las hojas de cálculo, la planificación excesiva y la discusión excesiva reemplazaron la acción y la adaptabilidad. Con demasiada frecuencia, los responsables de la toma de decisiones jugaron a lo seguro.
Para que tu proceso de gestión de cambios tenga un impacto duradero en tus objetivos de negocio y en las operaciones del día a día, debe presentar la idea del progreso iterativo y enfatizar el valor de múltiples entregas más pequeñas. Esperar a que las estrellas se alineen y tomar demasiado tiempo en ejecutar tu plan de gestión del cambio perjudica más a tu organización de lo que la beneficiaría.
Considere la más reciente historia de ascenso y descenso de Nokia. A principios de la década de 2000, eran el principal fabricante de teléfonos celulares del mundo, con el precio de sus acciones aumentando a casi $60 en la primavera del 2000. Sin embargo, después de que los altos ejecutivos hicieron de la vista gorda a la posibilidad de llevar el primer teléfono inteligente con pantalla táctil al mercado, su precio de la acción cayó a $2 en el verano del 2012.
Como lo han hecho en varias ocasiones en el pasado (la compañía fue fundada en 1865), Nokia utilizó el pensamiento innovador para centrar su enfoque en convertirse en un proveedor de redes y servicios, un movimiento que ha traído su imagen de marca y los márgenes de ganancia vuelve a la respetabilidad.
La moraleja de esta historia es que necesitas poder activar rápidamente tu proceso de gestión del cambio en tu organización y, mediante agilidad, implementar grandes cambios organizaciones donde y cuando sean necesarios – incluso cuando esas nociones no encajan con planes futuros ya construidos. Esto puede literalmente salvar tu compañía y mantenerla competitiva con el tiempo.
Implementa un proceso ágil en tiempo real para incrementar productividad
Jugando al juego de la espera en tu proceso de gestión de cambios nunca es una buena idea, especialmente considerando la velocidad en el que la tecnología cambia y evoluciona en esta era moderna.
La ejecución de una estrategia de gestión de cambios debe de siempre tener en cuenta cualquier proceso de desarrollo de software y cronogramas de tiempo en mente, ya que la adopción de nuevas tecnologías o métodos de operación va indudablemente a impactar como tu equipo de TI hace su trabajo.
La razón de esto no es para controlar o dominar, sino para proporcionar una mejora continua e iterativa en conjunto con su equipo de desarrollo. De lo contrario, una o ambas partes podrían estar atrapadas esperando días, semanas o incluso meses para pasar a la siguiente fase de la gestión del cambio global de la organización.
Puedes incorporar prácticas ágiles en tiempo real en tu proceso de gestión de cambios al:
- Incrustar instrucciones de cambio en la documentación mientras una nueva funcionalidad o plataforma de software está siendo desarrollada (en lugar de que se le asigna más trabajo después de realizar el control de calidad).
- Trabajar con desarrolladores, dueños de producto y desarrolladores UX para establecer pautas para funcionalidades intuitivas o indicaciones integradas que faciliten transiciones de manera sutil a otro equipo o clientes.
- Mantener siempre abiertos los canales de retroalimentación y comunicación para asegurar que cada parte interesada siempre tenga la información más actualizada y a la mano.
Este énfasis en la agilidad operacional actualizada es tan visible para sectores que no son TI. CEO Don Shilton utilizó estos métodos para integran prácticas más eficientes en todos los departamentos del hospital St. Mary’s en Kitchener, Ontario, Canadá:
“Durante tres años consecutivos, el hospital St. Mary’s ha sido considerado uno de los tres hospitales más seguros en Canadá. Pero hace seis años, el sistema era mucho más bajo de la lista, ya que lidiaba con un nivel inusualmente alto de eventos centinela, como pacientes fallecidos. [Shilton] establece su enfoque en eliminar aquellos eventos por completo y logró el éxito al construir una cultura e instituir el mejoramiento de los procesos que involucran a las enfermeras de primera línea en la identificación y resolución de problemas. En una unidad, por ejemplo, los decesos descendieron más del 80% en un año cuando las enfermeras diseñaron e implementaron prácticas de trabajo estándar detalladas”.
Si este ejemplo nos enseña algo, es que la gestión del cambio tiene que ser un esfuerzo en tiempo real que continúe floreciendo con el tiempo, en vez de tratar de hacer grandes cambios a la vez, sin tener en cuenta las preocupaciones presentes o futuras.
Desarrolla un sistema de gestión de cambios flexible y con un propósito que se alinea con tus objetivos
En términos ágiles, ser capaz de girar y hacer grandes cambios organizacionales sobre la marcha es clave para el éxito a largo plazo, pero también es la capacidad de hacerlo con un propósito subyacente constante.
Tu proceso de gestión de cambios de negocio necesita ser tanto flexible como objetivo si estás buscando construir un sistema verdaderamente ágil.
En este caso, flexible significa más que solo dar la bienvenida a los cambios en tu estrategia de administración del cambio (incluyendo diferentes opiniones, sugerencias, y mejoras que no son parte de tu plan original de gestión de cambio). También depende de la comprensión de que cualquier sistema de gestión de cambios puede significar diferente para diferentes personas.
Los desarrolladores de software pueden tener una serie de necesidades, deseos y objetivos cuando se trata del proceso de cambios, mientras que otros miembros del equipo tendrán una lista de objetivos totalmente diferente. Aquí es donde entra el juego el propósito organizacional: debe usar esa flexibilidad para ser inclusivo, pero también unificar a todos las partes interesadas y facilitar la entrega de un mínimo producto ágil viable.
La reciente transformación organizacional de la Universidad de Virginia (UVA) es un gran ejemplo de cómo ambas cualidades se complementan entre sí. Como señaló Mary Brackett, empleada de 18 años de la UVA, las prácticas rígidas y casi dictatoriales de gestión del cambio estaban afectando a los empleados:
“Estábamos presenciando una creciente sensación de fatiga de cambio en toda la universidad porque los equipos estaban desarrollando proyectos y no en coordinación entre ellos. Además, los proyectos no estaban logrando los resultados esperados porque, entre otras cosas, no estábamos prestando suficiente atención en cómo los cambios afectarían el trabajo de las personas”.
Al adoptar un enfoque integrado e iterativo para su proceso de gestión del cambio, UVA pudo alcanzar sus objetivos de rendimiento y eficiencia, todo mientras estaba mejor preparado para prosperar en un entorno institucional cambiante.
En estas circunstancias, puede que no haya tiempo para desarrollar un gran aspecto de comunicación para tu proceso de gestión de cambios, ni un escenario en el que pueda apaciguar a los interesados. Es mejor identificar un curso de acción que tenga un propósito singular y orientado a los resultados, al mismo tiempo que mantiene la flexibilidad para cambiar cualquier detalle de ese plan según sea necesario.
Optimiza cómo, cuándo y porqué usar sus recursos para una mayor eficiencia
Cuando se trata de la gestión de cambios, a menudo no son solo las herramientas que usa las que necesitan actualizarse, sino la forma en que se usan lo que marca la diferencia en el futuro.
Además de su estrategia general de gestión del cambio, también debe haber un propósito detrás de cómo, cuándo y por qué se utilizan sus recursos.
En este caso, los recursos encapsulan más que solo hardware, como computadoras y servidores, y software. Los entornos físicos de oficina. los empleados, las herramientas de comunicación, las herramientas de colaboración de proyectos y más se convierten en factores importantes de cuán exitosamente (o no) se desarrollará su viaje de gestión del cambio.
El primer paso para optimizar el uso de los recursos de su organización es evitar un entorno que esté completamente o incluso parcialmente aislado. En el informe de Panorama de Gestión de Proyectos y Portafolios de 2017, casi la mitad de los participantes admitieron que sus empresas estaban estancadas en esta rutina, lo que condujo a un compromiso excesivo con el ancho de banda de los empleados, las fechas compromiso, etcétera.
El énfasis en la transparencia y la colaboración se extiende incluso a los aspectos más técnicos de un proyecto. Debe pensar en cómo los activos se vinculan entre sí y cómo esas dependencias sirven al bien mayor de su plan de gestión de cambios. Los vínculos inflados o innecesario en esa cadena se deben de volver a trabajar o, en algunos casos, cortar por completo.
En ninguna parte fue más evidente el beneficio de la optimizan de recursos que cuando GM reinventó su imagen pública y de la empresa a comienzos del milenio. Con una disminución de las ventas y una competencia más feroz en el mercado automotriz, GM estaba en un mal lugar antes del colapso financiero de 2008. A principios de 2009, se enfrentaban a la ruina financiera.
Al abordar problemas importantes relacionados con los recursos, el fabricante de automóviles pudo reducir los costos redundantes de manera significativa al tiempo que hizo un gran esfuerzo para derribar los silos que habían detenido la productividad de la empresa. En los últimos años, su percepción pública y su resultado final han regresado enormemente, reflejado en un nuevo máximo para el precio de sus acciones ($ 43) en 2017.
Para obtener más información sobre cómo la organización puede priorizar y optimizar cómo se utilizan y actualizan los recursos a través de la funcionalidad de construcción de la estructura de activos de Insight, visite nuestro sitio web.
Monitoree y refine su solución de gestión de cambios a lo largo del tiempo
Una vez que pone en marcha la gestión de cambios dentro de su organización, el viaje hacia una transformación digital totalmente realizada no ha terminado. De hecho, es realmente tu primer paso.
Podría decirse que la parte más importante de un proceso de gestión de cambios ágil es la capacidad de monitorear con precisión el progreso de uno e implementar cualquier refinamiento necesario a lo largo del tiempo.
La implementación de una estrategia de gestión de cambios robusto y flexible es solo una parte de la batalla. Una vez hecho eso, en las palabras inmortales de The Carpenters, “you’ve only just begun” (recién has comenzado).
La adhesión al método ágil debería simplificar los aspectos básicos de la integración de mejoras continuas e incrementales. Esas actualizaciones frecuentes deben priorizarse en una gran revisión organizacional que no se toca ni analiza después del hecho.
Las métricas utilizadas para medir el éxito de la gestión de cambios de su empresa (o la falta de ellas) variarán según el conjunto único de necesidades y objetivos de su organización. Dicho esto, el uso de informes en tiempo real es esencial para descubrir información detallada sobre el rendimiento de su empresa y de forma iterativa, realizar cambios significativos.
Utilice la comunicación, la colaboración para ser un destacado gestor de cambios
Muchas empresas en todo el mundo no implementan sus procesos de gestión del cambio de manera efectiva y se quedan atrás cuando se trata de competir en su industria. No se convierta en una estadística, conviértase en una historia de éxito.
Según Gartner, la organización promedio ha pasado por cinco cambios empresariales en los últimos tres años, y el 50% de los encuestados calificaron su desempeño de gestión de cambios como un fracaso. Esas revisiones de la compañía también resultaron en una disminución de la productividad del empleado promedio de 5%.
Con la cantidad de cambios que sienten las empresas que se espera que aumenten en la próxima década, una estrategia bien pensada de gestión del cambio, una que concede tanta importancia a la transparencia, la comunicación y la colaboración como los activos técnicos a su disposición, ayudará a mantenerte alineado con tus objetivos más importantes.
Recuerda: Al igual que con cualquier otro proceso ágil, la flexibilidad es clave; sin embargo, cualquier pivote o cambio en las operaciones e ideales de su empresa debe basarse en un propósito subyacente común. Sin esa dirección, cualquier viaje de gestión de cambios está destinado a llegar a una isla desierta y árida, en lugar de navegar sin problemas hacia la tierra prometida.
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